KI-Agenten

Wie wäre es, wenn Ihr HR-Team mehr Zeit für strategische Aufgaben hätte, während Routineprozesse automatisiert im Hintergrund ablaufen? Mit modernen KI-Agenten ist das heute möglich. In diesem Beitrag erfahren Sie kompakt, was KI-Agenten sind und wie sie bereits heute im HR sinnvoll eingesetzt werden können. Dabei geht es nicht um Zukunftsvisionen, sondern um konkrete Anwendungen, die sich an Ihre Prozesse anpassen lassen.

Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist eine Software, die selbstständig Aufgaben ausführt und dabei intelligent handelt. Er nimmt Informationen aus seiner Umgebung auf, plant passende Aktionen und nutzt dabei unterschiedliche digitale Werkzeuge. Dazu gehören je nach Anwendungsfall Sprachmodelle (LLMs), analytische KI-Modelle, Automatisierungs-Tools und weitere Systeme.

Technisch wird ein KI-Agent meist in bestehende HR- und IT-Systeme eingebunden. Zusätzlich können Automatisierungstools wie n8n oder Zapier genutzt werden, um Workflows rund um den KI-Agenten zu gestalten und verschiedene Systeme miteinander zu verbinden.

Wie lässt sich ein KI-Agent im HR einsetzen?
Ein KI-Agent kann so gestaltet werden, dass er über vertraute Tools wie Microsoft Teams genutzt wird. Die Intelligenz des Agenten basiert auf einem oder mehreren KI-Modellen, wie beispielsweise Sprachmodellen (LLMs) oder analytischen KI-Komponenten und wird über automatisierte Workflows in bestehende HR-Prozesse eingebunden, beispielsweise mithilfe von Tools wie n8n. Über die Anbindung an Teams können HR-Fachpersonen den KI-Agenten im Chat ansprechen oder bestimmte Aufgaben auslösen. Typische Anwendungsbeispiele sind das Verfassen und Versenden von E-Mails, die Koordination von Terminen oder das Aktualisieren von HR-Listen.

Darüber hinaus kann ein interaktiver Chatbot als Benutzeroberfläche für den KI-Agenten dienen. So können Mitarbeitende im Chat Fragen zum Personalreglement, zu Arbeitszeiten oder internen Prozessen stellen und erhalten sofort passende Antworten. Auch beim Onboarding neuer Mitarbeitender oder bei der Auswertung von Umfragen bieten solche Lösungen echten Mehrwert.

Am Beispiel von Teams zeigt sich: Die gesamte Lösung kann innerhalb der firmeneigenen Microsoft-Cloud-Umgebung (Azure) betrieben werden. So lassen sich KI-Funktionen in einem geschützteren Rahmen integrieren. Je nach technischer Umsetzung, zum Beispiel mit eigenen vollständig kontrollierten Sprachmodellen, kann der Grad an Datenkontrolle und Compliance gezielt gestaltet werden.

Was ist in diesem Beispiel der Unterschied zu Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der in Microsoft-365-Programmen wie Word, Excel, Outlook oder Teams eingebaut ist. Er unterstützt bei der Texterstellung, beim Zusammenfassen von Inhalten und bei der Analyse von Daten. Copilot arbeitet dabei mit den bestehenden Microsoft-Daten wie E-Mails, Teams-Chats oder SharePoint-Dateien und ist auf diese Microsoft-Welt begrenzt. Im Gegensatz dazu kann ein KI-Agent systemübergreifend arbeiten und gezielt auf weitere HR-Datenquellen und Tools zugreifen. So lassen sich übergreifende Workflows steuern und der KI-Agent kann flexibel in unternehmensweite Prozesse eingebunden werden.

Was sollten HR-Teams beim Einsatz beachten?
Beim Einsatz von KI-Agenten im HR sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Es muss klar definiert sein, auf welche Daten der KI-Agent zugreifen darf und wie diese Daten verarbeitet werden.
• Die Mitarbeitenden sollten transparent darüber informiert werden, wofür der KI-Agent eingesetzt wird.
• Technisch sollte die Lösung gut in bestehende HR- und IT-Systeme integriert sein und innerhalb einer möglichst sicheren Umgebung, zum Beispiel auf Microsoft Azure, betrieben werden.
• Zudem gilt: Ein KI-Agent ist nur so gut wie die Qualität der zugrunde liegenden Daten. Für zuverlässige und sinnvolle Ergebnisse sollten die genutzten Daten aktuell, korrekt und konsistent gepflegt sein.

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